Versión 1.3
Declaración de Privacidad
Vigente desde 20 de septiembre de 2026
¿Quién es responsable?
HS Management & Beheer B.V., Torenlaan 5B, 1402 AT Bussum | KvK 32171536 | BTW NL822369680B01 | info@reoffice.es | 06 34339304, es responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta declaración. Las preguntas y solicitudes de privacidad pueden enviarse a info@reoffice.es, indicando "Privacy REOVA".
Para los datos personales que un Arrendatario comercial trata en su propio espacio de trabajo REOVA, ese Arrendatario es generalmente responsable del tratamiento y el Proveedor es encargado del tratamiento. Los interesados dirigirán las solicitudes sustanciales sobre tales datos del espacio de trabajo primero al Arrendatario correspondiente; el Proveedor apoya al Arrendatario de conformidad con el Acuerdo de Encargado del Tratamiento.
¿Qué datos y por qué?
| Finalidad | Datos | Base legal |
|---|---|---|
| Cuenta, prueba y acuerdo | Nombre, datos de contacto comerciales, organización, rol, prueba de cuenta y aceptación | Ejecución del acuerdo; interés legítimo en prueba y gestión |
| Facturación y pago | Datos de factura, números de IVA y registro, estado de pago, ID de proveedor e ID de transacción | Ejecución del acuerdo; obligación legal |
| Seguridad y prevención de abuso | Datos de inicio de sesión, dispositivo, IP, auditoría, error y seguridad | Interés legítimo en seguridad y prevención de fraude; obligación legal donde sea aplicable |
| Servicio y asistencia | Datos de contacto, correspondencia, contenido de asistencia y contexto técnico | Ejecución del acuerdo; interés legítimo en asistencia |
| Mejora del producto | Datos limitados de uso y rendimiento, comentarios y estadísticas agregadas | Interés legítimo en mejora confiable; consentimiento donde sea requerido |
| Cumplimiento legal | Prueba de contrato, auditoría, incidente y comunicación | Obligación legal; interés legítimo en acciones legales |
| Marketing | Datos de contacto comerciales y datos de preferencias | Consentimiento donde sea requerido; interés legítimo para comunicación B2B apropiada con derecho de objeción |
Fuentes y datos obligatorios
Los datos proceden del interesado, su empleador o Arrendatario, proveedores vinculados, servicios de pago y autenticación y del uso de REOVA. Los campos obligatorios son identificables como tales. Sin datos necesarios de cuenta, empresa o pago, es posible que no se pueda proporcionar una prueba o suscripción.
Destinatarios y subencargados del tratamiento
Los datos pueden compartirse con proveedores de alojamiento, base de datos, almacenamiento, correo electrónico, flujo de trabajo, tiempo real, pago, tarjeta, comunicación, autenticación y servicios de IA, asesores profesionales, autoridades competentes y una empresa adquirente del grupo o sucesora legal. Solo se proporcionan datos necesarios y los encargados del tratamiento están vinculados contractualmente.
Las categorías actuales y proveedores figuran en la Lista de Subencargados del Tratamiento. Los servicios vinculados como Google, Microsoft, WhatsApp/Meta y proveedores de pago pueden ser además responsables del tratamiento independiente para partes de su propio servicio; sus propias condiciones de privacidad pueden aplicarse entonces.
Transferencias internacionales
Cuando los datos se tratan fuera del EEE, el Proveedor utiliza una base de transferencia válida, como una decisión de adecuación o las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea, con medidas complementarias donde sea necesario. Puede solicitarse información adicional o una copia de las garantías aplicables a través del contacto de privacidad, omitiendo información confidencial de seguridad.
Períodos de retención
| Categoría | Principio |
|---|---|
| Cuenta y acuerdo | Durante la relación y posteriormente mientras sea necesario para administración, prueba y acciones legales. |
| Administración financiera | De conformidad con los períodos de retención fiscal legal aplicables. |
| Espacio de trabajo de prueba o terminado | Retención de recuperación mínima de 60 días después del final del acceso operacional; posteriormente, evaluación de eliminación controlada, salvo retención legal u obligación legal. |
| Registros de seguridad y auditoría | Basado en riesgo y no más tiempo del necesario para seguridad, investigación y prueba. |
| Asistencia | Mientras sea necesario para tratamiento, control de calidad y determinación de derechos. |
| Marketing | Hasta la revocación, objeción o vencimiento de la relación/necesidad, con datos de supresión limitados para respetar preferencias. |
Seguridad
El Proveedor utiliza medidas de seguridad técnicas y organizativas apropiadas, incluyendo restricción de acceso, aislamiento de arrendatarios, transporte cifrado, seguridad del proveedor, registro de auditoría, credenciales seguras, controles de desarrollo y procedimientos de incidentes. Ningún servicio digital puede garantizar seguridad absoluta.
Toma de decisiones automatizada e IA
REOVA puede utilizar IA para conceptos, clasificación, traducción, análisis y sugerencias. El Proveedor no utiliza estas funciones para tomar como responsable del tratamiento independiente decisiones exclusivamente automatizadas que tengan consecuencias legales para un interesado o consecuencias significativas comparables. El Arrendatario es responsable de la supervisión humana de su propio uso.
Derechos de los interesados
- acceso, rectificación y, donde sea aplicable, supresión de datos personales;
- restricción del tratamiento y objeción al tratamiento sobre la base de interés legítimo;
- portabilidad de datos donde se han cumplido las condiciones legales;
- revocación del consentimiento, sin perjuicio del tratamiento lícito anterior;
- una reclamación ante la Autoridad de Protección de Datos o la autoridad supervisora competente en el país de residencia habitual o trabajo.
Una solicitud puede enviarse al contacto de privacidad. El Proveedor puede solicitar información adicional para verificar identidad y autoridad. Las solicitudes sobre datos de Arrendatario se remitirán o tratarán donde sea apropiado con el Arrendatario correspondiente.
Cambios y sucesión legal
Esta declaración puede cambiar por cambios de producto, proveedor, organización o ley. Los cambios materiales se comunicarán apropiadamente. En caso de transición de REOVA a la futura S.L. española, se comunicarán previamente la identidad, datos de contacto, fecha de transferencia y consecuencias; la nueva entidad asumirá las responsabilidades de privacidad relevantes para el tratamiento futuro.